Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung – So gehen es deutsche Behörden an

Digitalisierung der Behörden

Die Digitalisierung scheint an vielen Stellen in der öffentlichen Verwaltung noch nicht angekommen zu sein. Während Unternehmen in Deutschland immer mehr Wert auf optimierte Digitalisierungsprozesse und papierlose Büros legen, werden in deutschen Behörden nach wie vor jeden Tag unzählige Akten aufwendig physisch von Hand bearbeitet und bewegt. Einfache Anträge erfordern häufig noch eine persönliche Vorsprache und mehrfach schriftliche Ausfertigung in Papierform. Dieser Zustand soll sich nun mit dem Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) bis 2022 deutlich verändern.

Digitalisierung der deutschen Verwaltung im internationalen Vergleich

Gemessen am Digitalisierungsindikator 2017 (Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung (ISI) in Kooperation mit dem Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) liegt Deutschland mit einem Indexwert von 44 auf Platz 17 deutlich hinter anderen Industrienationen. Handlungsbedarf besteht hier neben dem Breitbandausbau, in Teilen des Bereichs Forschung und Technologie sowie bei digitalen Geschäftsmodellen. Insbesondere aber auch in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.

Innovationsindikator

Datenquelle: acatech – Deutsche Akademie der Technikwissenschaften e. V

Ursachen liegen beispielsweise in den Beschränkungen durch den deutschen Datenschutz sowie am föderalen und kommunalen Durcheinander zwischen den einzelnen Bundesländern sowie an fehlender politischer Durchsetzungskraft.

Auch der „Index für Digitale Wirtschaft und Gesellschaft 2017“ der Europäischen Kommission verdeutlicht das Niveau, auf dem sich die Digitalisierung der öffentlichen Behörden in Deutschland befindet. Auf dem Gebiet der digitalen öffentlichen Verwaltung landete Deutschland auf Platz 21. Bei der Zahl der Anwender digitaler Angebote der öffentlichen Verwaltung liegt Deutschland damit auf dem Niveau von Ländern wie Bulgarien oder Rumänien.

Sebastian Stern, Leiter des Bereichs Öffentliche Verwaltung bei McKinsey geht davon aus, dass Deutschland nur rund 10 Prozent seines Potentials nutzt, obwohl der deutsche Staat hier kräftig sparen könnte. Berechnungen von McKinsey zufolge könnte sich, bei einmaligen Kosten von 600 – 800 Millionen und einem jährlichen Aufwand von 160 – 200 Millionen Euro, der Gesamtnutzen des Übergangs zu einer digitalen öffentlichen Verwaltung pro Jahr auf sechs Milliarden Euro belaufen.

Ursachen der mangelnden Digitalisierung in deutschen Behörden

Eine Ursache das die Behörden in Bund, Ländern und Gemeinden die Potentiale der Digitalisierung bislang ungenutzt lassen, liegt in der fehlenden Infrastruktur. Unzählige Daten werden von 11.000 Kommunen verwaltet, die häufig die Register überhaupt noch nicht digitalisiert haben oder auf ganz unterschiedliche Systeme und Digitalisierungsprozesse setzen. Jedes Bundesland und viele Kommunen setzen auf eigene Softwarelösungen, die nicht kompatibel zu anderen Systemen sind und somit den digitalen Datenaustausch blockieren. Für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sind jedoch übergreifende Digitalisierungsprozesse notwendig.

Selbst an Stellen, wo der digitale Datenaustausch in öffentlichen Behörden funktionieren könnte, scheitert er häufig am Datenschutz. Ein Beispiel ist das in Deutschland gezahlte Kindergeld. Eltern müssen Ihr neugeborenes Kind im Standesamt anmelden. Diese Instanz darf aber die Geburtsbescheinigung nicht einfach an die Familienkasse weiterleiten. Somit müssen die Eltern mit der ausgedruckten Geburtsbescheinigung vom Standesamt das Kindergeld bei der zuständigen Familienkasse getrennt beantragen. Ein Ansatz wäre es, dass die öffentlichen Behörden Bürger bereits im Vorfeld zur Zustimmung einer Datenweitergabe auffordern. Stimmt der Bürger zu, wäre ein direkter digitaler Austausch möglich, der nicht nur zusätzliche Behördengänge spart, sondern auch in Behörden zu Zeit- und Kosteneinsparungen führen würde. Steuerklasse ändern oder Meldebescheinigung einholen, sollten eigentlich simple Prozesse sein, lassen sich aber nach wie vor in vielen deutschen Städten noch nicht online bewältigen.

Laut einer Studie der Wirtschaftsberatung McKinsey, bestehen große Unterschiede zwischen deutschen Städten. Zur Spitzengruppe in Bezug auf Qualität und Verfügbarkeit von E-Goverment-Leistungen, gehören Berlin, Düsseldorf und Hamburg mit einem Digitalisiserungsgrad von 42-46. Zur Mitteren Gruppe gehören Bonn, Münschen und Frankfurt mit einem Digitalisierungsgrad von 28-36. Das Schlusslicht bilden die Städte Stuttgart, Nürnberg, Gummersbach und Gladbeck mit einem Digitalisierungsgrad von 18-24.

 

Positive Beispiele aus der Praxis – So gehen es deutsche Behörden an

In der Praxis gibt es u. a. mittlerweile eine Initiative der Familienkasse, die eine neue Lösung beim Antrag auf Kindergeld vorsieht, die auch beim Finanzministerium Zustimmung findet. Mit positivem Beispiel geht u. a. auch die Bundesagentur für Arbeit voran. Das Jobportal der Arbeitsagentur bezieht Stellenangebote aus zahlreichen unterschiedlichen bundesweiten Quellen. Arbeitslose haben die Möglichkeit, sich über den eService arbeitssuchend zu melden und diverse Dokumente online hochzuladen. Im Rahmen des Online-Antragsservices werden so u. a. Arbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe oder Insolvenzgeld beantragt, Bescheide und Nachweise sowie bewilligte Leistungen online einsehbar.

Ausblick auf die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Mitte 2017 hat der Bundestag das Onlinezugangsverbesserungsgesetz (OZG) verabschiedet. Das OZG soll einen bundesweit einheitlichen Zugang zu digitalen Dienstleistungen aller öffentlichen Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen ermöglichen. Zentraler Schwerpunkt darin ist die Einrichtung eines zentralen Bürgerportals. Darüber sollen bis zum Jahr 2022 die deutschen Bundesbürger sämtliche Verwaltungsdienstleistungen abwickeln können. Die ersten hundert der rund 5700 deutschen Verwaltungsverfahren sollen bereits in den nächsten Monaten digitalisiert werden. Das Bürgerportal soll zentral vom Bund gesteuert werden und alle Verwaltungsebenen vertreten. Hierfür wurde sogar eigens das Grundgesetz angepasst.

Der physische Gang zum Amt zur Verlängerung des Personalausweises oder zur Um- bzw. Anmeldung eines Autos und viele weitere Behördengänge, könnten damit irgendwann der Vergangenheit angehören. Doch noch bleibt die Entwicklung der Digitalisierung abzuwarten, denn Klaus Vitt, Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik, räumte kürzlich erst ein, dass sich der Bund mit den Ländern noch nicht über die Finanzen habe einigen können.